ZARCHIVIO è un sistema di Gestione Documentale
Semplificata utilizzabile con un semplice browser su Internet
o Intranet.
Stop alla perdita di file e alla generazione di duplicati inutili!
Stop alle cartelle di rete ed archivi di file non organizzati!
Stop alle lunghe ricerche per trovare i file e i documenti!
Iniziamo a tener traccia delle versioni precedenti automaticamente!
Iniziamo a gestire Workflow e processi automaticamente!
La questione della revisione
dei processi legati ai documenti cartacei ha assunto, a pieno
diritto, la massima considerazione da parte delle Aziende pubbliche
e private per una serie di motivazioni tra le quali la principale
è legata al risparmio sui costi.
Se parliamo del settore privato,
le aree maggiormente interessate al risparmio economico sono
quelle degli acquisti, della finanza e del personale.
Una recente ricerca Ipsos Global
in Italia conclude che:
"Nelle aziende italiane si stampano
annualmente 115 miliardi di pagine: 19 miliardi rimangono nella
stampante, nella fotocopiatrice o finiscono nel cestino. Queste
cifre corrispondono a un costo complessivo di quasi 300 milioni
di euro, pari ad una cifra tra l'1% e il 3% del fatturato complessivo
di un'azienda"
Alle precedenti considerazioni
legate al risparmio si devono naturalmente aggiungere fattori
legati ai tempi per la ricerca, alla duplicazione e alla consultazione,
con un occhio al coinvolgimento del personale.
Una ricerca di NetConsulting
in Italia stima che con l'archiviazione digitale i tempi di
ricerca dei documenti si riducono oltre dell'80%, il numero
di persone dedicate a questo processo del 43%, il numero dei
documenti stampati del 72% e, infine, la percentuale di quelli
perduti del 90 per cento.
NetConsulting conclude stimando
che:
"Ogni documento viene duplicato
da 9 a 11 volte per un costo medio annuo di 18 euro l'uno. Nell'archiviazione
si perde un documento su 20, il 3% viene archiviato erroneamente
e il costo per recuperare un documento non archiviato correttamente
è di 120 euro"
Per completare vanno inoltre
considerati i miglioramenti in termini di:
• ottimizzazione dei processi;
• sicurezza;
• protezione del patrimonio informativo;
• miglioramento dell'efficienza;
• adempimenti ai vincoli normativi;
• miglioramento del servizio al cliente.
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